Feiten en fabels over aftrekbare kosten

Welke kosten zijn aftrekbaar en welke niet? Naast dat dit lang niet voor iedereen even duidelijk is, wordt hier ook zeer verschillend mee omgegaan. Krijg hier het antwoord voor jouw kostenposten. 

Kosten die rechtstreek betrekking hebben op de onderneming en kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van de onderneming zijn aftrekbaar als zakelijke kosten. Dit is de hoofdregel en alleen deze kosten zijn aftrekbaar. Een privéopname (eenmanszaak) of winstuitkering (BV) is niet aftrekbaar als kosten en deze verlagen het resultaat (opbrengsten minus kosten) van de onderneming en de belastingheffing dus niet.

Ondernemingskosten

Hou met ondernemingskosten rekening met het volgende:
– kosten met een zakelijk motief mogen (in het algemeen) afgetrokken worden;
– kosten waar geen zakelijk motief aan te grondslag ligt niet;
– voor sommige kosten met een zakelijke motief geld een aftrekbeperking*.

* Beperkt aftrekbare kosten. Voor sommige kosten is alleen het zakelijk gedeelte aftrekbaar. Zo zijn zakenlunches en diners (eten en drinken), recepties, seminars en studiereizen maar voor 73.5 % aftrekbaar, in een eenmanszaak overigens 80 %. Of alles boven de drempel van € 5.600,-

Kosten met privé-element

Is er sprake van zakelijke kosten waar ook een privé-element in zit zonder dat er al een aftrekbeperking geldt? Maak dan voor de eenmanszaak een zo goed mogelijke schatting van dit privé-element en neem dit gedeelte (bijvoorbeeld 25 of 50 %) dan niet in de aftrek mee. Is er sprake van een BV kijk dan waar de nadruk op ligt en vervolgens besluit of je het geheel als zakelijke ondernemerskosten ziet of juist niet. Zolang je een pleitbaar standpunt hebt kun je bij controle het gesprek aangaan met de belastingdienst en voorkom je dat er bij correcties ook sprake is van boetes.

Een goed voorbeeld zijn internetkosten voor de eenmanszaak aan huis. Als jij bijvoorbeeld schat dat je de helft zakelijk gebruikt dan kan je ook deze helft zakelijk aftrekken.

Toetsing belastingdienst

Overigens mag de belastingdienst alleen toetsen of aan de ondernemingskosten zakelijk overwegingen ten grondslag liggen. Het kan dus niet dat de fiscus op de stoel van de ondernemer gaat zitten en zich gaat afvragen of bepaalde kosten wel of niet slim zijn. Dit is aan de ondernemer om te overwegen en niet aan de belastingdienst!

Investeringen

Investeringen zijn uitgaven waar de onderneming langer dan een jaar het voordeel van heeft. Denk bijvoorbeeld aan hardware zoals een laptop of printer. Of aan machines of kantoormeubilair in je gehuurde bedrijfspand. Deze kosten mag je niet in één keer nemen, maar moet je afschrijven in vijf jaar. Om dit makkelijker te maken kunnen kosten onder de € 450 wel in één keer genomen worden. Let er hierbij op dat dit gaat om het bedrag zonder btw.

Voorbeelden aftrekbare kosten

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de zakelijke kosten van: huur kantoorpand, kantoorbenodigdheden, cursussen, autokosten*, administratie en belastingadvieskosten, juridische kosten, marketing kosten, kosten voor de inhuur van derden, afschrijvingskosten, bankkosten, rentelasten, mobiele telefoon, drukwerk, vakliteratuur, openbaar vervoer/taxi, personeelskosten, software, abonnementen, verzekeringen etc.

* Voor zover er sprake is van een auto van de zaak.

Specifieke gevallen

Geldboetes zijn niet aftrekbaar. Criminele activiteiten kunnen overigens zeker wel belast zijn. Wees alleen in dit geval zo vriendelijk AdminXper als kantoor over te slaan. 🙂 Heb je een auto van de zaak? Dan zijn autokosten zoals benzine, garage, motorrijtuigenbelasting, autoverzekering aftrekbaar. Gebruik je de auto ook privé? Let dan op dat er een (hoge) bijtelling kan gelden waardoor dit helemaal niet voordelig hoeft te zijn. 

Aanloopfase kosten

Kosten in de aanloopfase van de onderneming van de onderneming zijn in beginsel aftrekbaar. Ook als dit voorafgaand aan de oprichting van je bedrijf is.

Bedrijfsvreemde uitgaven van een BV kan in sommige situaties gezien worden als loon waarover dan loonheffing betaald moet worden. Dit kan gelden voor bijvoorbeeld de aandeelhouder die in dienstbetrekking is bij zijn BV.

Zakelijke kilometers in privé-auto 

Rij je zakelijke kilometers met je privé auto dan kun je een kilometervergoeding van € 0.23 in rekening brengen. Hou dan wel een kilometeroverzicht bij. Mocht je weinig zakelijke kilometers maken, overweeg dan of de tijdsinvestering om dit te berekenen wel de moeite waard is.

Lijfrente als pensioenvoorziening

Dit is aftrekbaar binnen de regels van de jaarruimte en de reserveringsruimte. Let wel dit is niet aftrekbaar in je onderneming maar in je aangifte inkomstenbelasting.

Arbeidsongeschiktheidsverzekeringen

Alle zakelijke verzekeringen zijn aftrekbaar. Dit geld ook voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering. Deze zijn wel aftrekbaar in de aangifte inkomstenbelasting en niet in de onderneming. Een uitzondering kan zijn voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering afgesloten met je BV. Maar dit komt minder voor en heeft ook niet direct voordelen.

Extra aftrekmogelijkheden

Soms zijn er ook extra aftrekmogelijkheden. Dit geld dan bijvoorbeeld voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) waar je naast de normale aftrek nog eens 28% extra kan aftrekken. Dit is gedaan als stimulering van het Nederlandse bedrijfsleven. Als jij investeert in een bedrijfsmiddel boven de € 450 heb je hier in beginsel recht op. Maar let op dit moet dan voor 2024 wel boven de € 2.800 op jaarbasis liggen. Maar met b.v. een elektrische fiets en nog wat andere investering komt dit zeker snel in zicht!

Werkruimte aan huis 

Voor de aftrek werkruimte aan huis zijn er specifieke regels. Om in aanmerking te komen moet er in ieder geval sprake zijn van een zelfstandige bedrijfsruimte met een eigen opgang, toilet etc. Is dit niet het geval dan kun je deze kosten niet aftrekken. Is dit wel het geval kijk dan op dit gedeelte van de website van de belastingdienst of je aftrekmogelijkheden hebt. Voor ondernemers met een huurwoning is er onder bepaalde voorwaarde een aanvullende mogelijkheid tot aftrekbare kosten. 

Werkkleding

Werkkleding mag je aftrekken. Maar let op, dit kan alleen met een logo op de kleding van meer dan 70 cm² of indien de kleding alleen geschikt is voor het werk.

BTW

Er zit geen btw op bankkosten en bijvoorbeeld verzekeringen. Deze kun je dus ook niet aftrekken.

Ondanks dat er 9% btw zit op eten en drinken (denk aan zakelijke lunches en diners), kun je de btw niet terugvragen. Het totaal bedrag inclusief btw is in dit geval aftrekbaar als kosten. Rij je veel zakelijke kilometers in een privéauto dan kun je de zakelijke kosten niet aftrekken, maar de btw op de autokosten (gedeeltelijk) wel. Hou dan de kilometerstand bij aan het begin en eind van het jaar. Kijk vervolgens wat je aan zakelijke kilometers gereden hebt en vraag alleen verhoudingsgewijs de btw terug die je zakelijk hebt gebruikt.

BROODJE AAP VERHAAL

Het Grote Broodje Aap verhaal: ‘hoe meer kosten hoe beter’. Dit verlaagt immers de te betalen belastingen! Vaak hoor je wilde verhalen over ondernemers die alles als kosten aftrekken. Laat je niet voor de gek houden. De eerste vraag is of dit simpelweg wel kan. Veelal is dit gewoon onterecht en mogelijk komen ze er alleen mee weg zolang ze niet gecontroleerd worden door de belastingdienst. Dit klopt dus niet en deze ondernemers accepteren wij niet als klant.

Daarnaast: wat bereik je met veel kosten? Ja, je kunt wellicht veel aftrekken. Maar is het eerste doel van je onderneming niet om juist winst te maken? En winst is het verschil tussen de opbrengsten en de kosten. Hoe groter de winst hoe beter jij het als ondernemer doet!

Als je daarnaast je vaste kosten goed onder controle hebt gehouden, kan dit juist het verschil betekenen waardoor jouw bedrijf het overleeft in de zwaardere periodes en je concurrenten niet. Laat je dus niet in de luren leggen en houd je (vaste) kosten laag! Belasting betalen is niet leuk maar wel een teken van succes!

Dank voor het lezen en ik zou het zeer waarderen als je onder het blog ook je commentaar en vragen achterlaat. Dan hebben de andere lezers hier ook voordeel van! Je  kunt ons contacten om dieper op een aftrekpost in te gaan.